Checklist de boda mes a mes: cuándo contratar cada proveedor y cómo organizar vuestra boda en Sevilla
Nuestro calendario para organizar una boda en Sevilla: qué reservar desde 24 meses antes, cuándo contratar proveedores y cómo llegar al gran día sin prisas.
Checklist de boda mes a mes: cuándo contratar cada proveedor y cómo organizar vuestra boda en Sevilla
Os acabáis de comprometer, ya estáis imaginando cómo será vuestra boda y probablemente tenéis una carpeta de Pinterest que empieza a crecer peligrosamente.
Hasta aquí, todo maravilloso.
Pero entonces aparece la pregunta que casi todas las parejas se hacen: ¿por dónde empezamos y cuándo tenemos que contratar cada cosa?
Porque una boda no se organiza solamente eligiendo una finca bonita, un vestido espectacular y una canción para entrar al banquete.
Detrás hay proveedores, contratos, presupuestos, horarios y muchísimas decisiones que deben tomarse en el momento adecuado.
Somos Abraham y Mari Carmen, las personas detrás de El Caos Perfecto, y si algo tenemos claro es que nos encanta el caos creativo, pero cuando hablamos de planificación preferimos tenerlo todo bajo control.
Por eso hemos preparado nuestro calendario de organización de bodas, el mismo que utilizamos como referencia para orientar a nuestras parejas.
Y sí, vamos a empezar bastante antes de lo que probablemente imaginabais.
¿Con cuánta antelación recomendamos empezar a organizar una boda en Sevilla?
Nuestra recomendación es comenzar unos 24 meses antes de la boda, siempre que sea posible.
¿Significa que necesitáis dos años obligatoriamente? Por supuesto que no.
Pero empezar con tiempo os permite comparar proveedores, valorar presupuestos, elegir con mayor libertad y, sobre todo, disfrutar de los preparativos sin tener la sensación de llegar tarde a todo.
En Sevilla, donde las haciendas, los cortijos y las celebraciones al aire libre tienen un protagonismo especial, la fecha y la disponibilidad de los espacios pueden condicionar muchas decisiones.
Así que, antes de lanzaros a reservar cosas, vamos a poner un poco de orden.
24 meses antes: las decisiones que marcarán vuestra boda
Aquí empieza todo.
Todavía no necesitáis saber de qué color serán las servilletas ni cómo vais a decorar el rincón de bienvenida.
Ahora toca hablar de lo verdaderamente importante.
Nuestro checklist:
Definir el estilo de boda que os gustaría celebrar.
Establecer un presupuesto aproximado.
Calcular el número de invitados.
Elegir una fecha o varias alternativas.
Buscar y reservar el lugar de ceremonia y celebración.
Crear vuestra primera lista de invitados.
El consejo de El Caos Perfecto
Antes de visitar una finca, sentaos y hablad de cómo os imagináis vuestra boda.
¿Queréis una celebración íntima o una gran fiesta? ¿Algo elegante y tradicional o una boda diferente, con detalles que sorprendan a vuestros invitados?
No hace falta que estéis de acuerdo en absolutamente todo desde el primer momento.
Pero sí conviene tener una idea común.
Y si vais a casaros en Sevilla, tened en cuenta la época del año. Una celebración en un jardín en pleno verano necesita una planificación muy distinta a una boda de otoño.
La finca debe adaptarse a vuestra boda, no vuestra boda a la finca.
18 meses antes: los proveedores que no conviene dejar para el final
Con el espacio y la fecha confirmados, llega uno de los momentos más importantes de la organización: elegir a los profesionales que os acompañarán.
Hay proveedores que pueden realizar varios eventos en un mismo día, pero otros solo pueden comprometerse con una boda por fecha.
Y si tenéis claro a quién queréis contratar, esperar demasiado puede significar quedaros sin disponibilidad.
Nuestro checklist:
Reservar el catering, si no está incluido en la finca.
Contratar fotografía y vídeo.
Elegir música, DJ y otros proveedores principales.
Empezar a buscar el vestido, el traje y las alianzas.
Enviar un save the date si tenéis invitados que deben desplazarse.
El consejo de El Caos Perfecto
No elijáis a un proveedor únicamente porque tenga unas fotografías espectaculares en Instagram.
Pedid información, comparad propuestas y, especialmente, comprobad qué incluye cada presupuesto.
¿Cuántas horas estará presente el fotógrafo? ¿Qué ocurre si el DJ necesita ampliar su servicio? ¿Quién se encarga del montaje?
Esas preguntas que parecen pequeñas pueden marcar una gran diferencia.
En nuestro servicio de Coordinación y Planificación os ayudamos a buscar proveedores, comparar presupuestos y revisar contratos.
Vosotros tomáis las decisiones. Nosotros os ayudamos a tomarlas con criterio.
12 meses antes: empezamos a darle personalidad a la boda
Aquí llega una de nuestras partes favoritas.
Ya tenemos las bases de la celebración y podemos empezar a trabajar en los detalles que harán que vuestra boda sea realmente vuestra.
Nuestro checklist:
Cerrar el diseño y la decoración con los proveedores correspondientes.
Reservar transporte para invitados, si lo necesitáis.
Organizar alojamientos para quienes vengan de fuera.
Elegir florista.
Reservar peluquería y maquillaje.
El consejo de El Caos Perfecto
Una boda original no necesita estar llena de elementos extravagantes.
A veces, un sitting plan personalizado, un rincón de bienvenida o una idea que conecte con vuestra historia consigue mucho más que una decoración enorme sin ningún significado.
Nos gustan las bodas que sorprenden, pero especialmente las que tienen sentido.
Y aquí os diremos algo que repetimos mucho: no tenéis que hacer algo porque lo hayáis visto en otras diez bodas.
Vuestra celebración debería hablar de vosotros.
Entre 9 y 6 meses antes: la boda empieza a hacerse realidad
Ya no estamos hablando únicamente de ideas.
Es momento de concretar muchos de los elementos que vuestros invitados vivirán durante la celebración.
Nuestro checklist:
Enviar las invitaciones y solicitar confirmaciones de asistencia.
Realizar la prueba de menú.
Preparar los detalles de la ceremonia: lecturas, música y momentos especiales.
Valorar servicios adicionales como fotomatón, iluminación extra o animación infantil.
El consejo de El Caos Perfecto
Pensad en la experiencia completa de vuestros invitados.
¿Habrá niños? ¿Necesitáis entretenimiento durante alguna parte de la celebración? ¿Queréis preparar alguna sorpresa? ¿Hay familiares que necesitan transporte o alojamiento?
No se trata de contratar servicios por contratar.
Se trata de conseguir que cada elemento tenga una función y encaje con vuestra idea de boda.
Y no olvidéis consultar con suficiente antelación los trámites legales o religiosos de vuestra ceremonia. Sus plazos no siempre coinciden con los de la organización del evento.
3 meses antes: toca poner orden a los detalles
Aquí empezamos a entrar en una fase en la que la organización es tan importante como la creatividad.
Muchas decisiones ya deberían estar tomadas, pero todavía quedan cuestiones que necesitan atención.
Nuestro checklist:
Confirmar horarios y necesidades especiales.
Revisar la distribución de mesas.
Comprar regalos, detalles y elementos adicionales que todavía estén pendientes.
El consejo de El Caos Perfecto
No dejéis el sitting plan para el último momento.
Aunque todavía no tengáis todas las confirmaciones, podéis empezar a organizar los grupos de invitados y estudiar las capacidades de cada mesa.
También es un buen momento para revisar si hay necesidades especiales de accesibilidad, alimentación o transporte.
Cuanto antes tengáis identificadas estas cuestiones, más fácil será encontrar soluciones.
1 mes antes: comienza la cuenta atrás
Queda un mes.
La emoción aumenta, los grupos de WhatsApp no paran y siempre aparece alguien preguntando si todavía puede cambiar el menú.
Pero este último mes no debería convertirse en una carrera desesperada.
Nuestro checklist:
Cerrar la lista definitiva de invitados.
Confirmar alérgenos y necesidades alimentarias.
Terminar el seating plan.
Confirmar horarios y contactos con cada proveedor.
Preparar los pagos pendientes.
El consejo de El Caos Perfecto
Hay una pregunta que queremos que os hagáis:
¿Quién va a encargarse de que todo lo que habéis organizado funcione el día de vuestra boda?
Porque contratar a los proveedores es una cosa. Conseguir que todos trabajen coordinados es otra.
Alguien tiene que saber cuándo llega cada profesional, cuándo empieza el montaje, qué necesita cada proveedor y cómo actuar si surge un imprevisto.
Precisamente para eso existe nuestro servicio de Coordinación Día B.
Si habéis organizado vuestra boda por vuestra cuenta, nosotros podemos encargarnos de revisar los preparativos, contactar con proveedores, elaborar el timing y coordinar la celebración.
Y el día de la boda estaremos los dos, Abraham y Mari Carmen, supervisando y coordinando los momentos contemplados en el servicio.
Porque vosotros no deberíais estar pendientes de si ha llegado el fotógrafo mientras os preparáis para dar el sí.
1 semana antes: el timing tiene que estar claro
Llegamos a la última semana.
Y aquí nuestra recomendación es sencilla: las grandes decisiones deberían estar cerradas.
Es momento de repasar el timing completo de la celebración.
¿A qué hora comienza el montaje? ¿Cuándo llegan los proveedores? ¿Cuándo empieza la ceremonia? ¿Qué ocurre después del cóctel? ¿Quién da paso a cada momento?
Todo esto debe estar organizado y comunicado a las personas responsables.
El consejo de El Caos Perfecto
No queremos que paséis vuestra última semana de novios resolviendo cuestiones que podían haberse preparado con antelación.
Queremos que disfrutéis de vuestra familia, de vuestros amigos y de esos nervios bonitos que aparecen cuando se acerca un día tan importante.
Los imprevistos pueden surgir incluso en una boda muy bien planificada.
La diferencia está en tener una organización que permita gestionarlos sin convertirlos en un problema para vosotros.
¿Es necesario contratar una wedding planner para organizar una boda?
No necesariamente.
Podéis organizar vuestra boda por vuestra cuenta y disfrutar muchísimo del proceso.
Pero también podéis querer tomar todas las decisiones y, al mismo tiempo, contar con profesionales que os acompañen, os orienten y os ayuden a mantener cada fase bajo control.
En El Caos Perfecto ofrecemos dos formas de acompañaros.
Coordinación y Planificación: para parejas que quieren contar con nuestro asesoramiento durante los preparativos, la búsqueda de proveedores, la organización del presupuesto y la planificación de su boda, además de la coordinación del gran día.
Coordinación Día B: para parejas que ya han organizado su celebración y quieren delegar la coordinación de los proveedores, los horarios, el montaje y los imprevistos.
En ambos casos, nuestro objetivo es el mismo: que vuestra boda tenga personalidad, esté bien organizada y podáis disfrutarla.
¿Os casáis en Sevilla? Hablemos de vuestra boda
Si estáis empezando a organizar vuestra boda en Sevilla, Dos Hermanas o cualquier otro punto de la provincia, nos encantará escuchar vuestra historia.
Somos Abraham y Mari Carmen, y detrás de El Caos Perfecto encontraréis a dos personas que disfrutan tanto imaginando bodas diferentes como organizando cada detalle para que todo funcione.
Nos gustan las ideas atrevidas, las celebraciones auténticas y las parejas que quieren hacer las cosas a su manera.
Pero también nos gustan los horarios bien definidos, los proveedores coordinados y tener un plan para cada situación.
¿Nos contáis qué tenéis en mente? Reservad una primera reunión con nosotros y empecemos a darle forma.
Porque vuestra boda puede tener todo el caos creativo que queráis. Del control nos encargamos nosotros.
